വയനാട്: തപാല് വിഭാഗം മുതല് ഉപഡയറക്ടര് വരെയുള്ള ഓഫീസ് പ്രവര്ത്തികള് ഓഫീസ് തലത്തിലും ആവശ്യമെങ്കില് പൊതു ജനങ്ങള്ക്കും ഓണ്ലൈനില് ലഭ്യമാകുന്ന വിധത്തില് ഫയല് ട്രാക്കിങ്ങ് സംവിധാനം ഏര്പ്പെടുത്തി ജില്ലാ വിദ്യാഭ്യാസ ഉപഡയറക്ടറുടെ കാര്യാലയം ഹൈടെക്കാവുന്നു. സെക്രട്ടറിയേറ്റിലും അക്കൗണ്ട് ജനറല് ഓഫീസിലും സംവിധാനം നിലവിലുണ്ടെങ്കിലും വിദ്യാഭ്യാസ വകുപ്പില് സംസ്ഥാനത്ത് ആദ്യമായി ജില്ലയിലാണ് ഫയല് ട്രാക്കിങ്ങ് നടപ്പാക്കുന്നത്. സംവിധാനം ജില്ലാ കളക്ടര് കേശവേന്ദ്ര കുമാര് ഉദ്ഘാടനം ചെയ്തു.
നാഷണല് ഇന്ഫര്മാറ്റിക് സെന്റര് തയ്യാറാക്കിയ ഐഡിയാസ് എന്ന സോഫ്റ്റ് വെയര് ഉപയോഗിച്ച് രൂപകല്പ്പന ചെയ്ത sics.kerala.gov.in എന്ന വെബ്സൈറ്റാണ് ഇതിന് ഉപയോഗിക്കുന്നത്. ഓഫീസില് ലഭിക്കുന്ന മുഴുവന് ഫയലുകളും ഓണ്ലൈനായി രേഖപ്പെടുത്തുകയാണ് ആദ്യ നടപടി. വിഷയത്തിനൊപ്പം അപേക്ഷകന്റെ ഫോണ് നമ്പറും ഇമെയില് വിലാസവും രേഖപ്പെടുത്തും. അപേക്ഷകന്റെ ഫയല് ഓണ്ലൈനില് രജിസ്റ്റര് ചെയ്യുമ്പോള് ലഭിക്കുന്ന ഫയല് നമ്പര്, ഫയല് നീക്കം, നടപടി തുടങ്ങിയവ അപ്പപ്പോള് അപേക്ഷകന് മെസേജായും ഇമെയിലായും ലഭിക്കും. ഫയല് നമ്പര് ഉപയോഗിച്ച് സൈറ്റില് കയറിയാല് ഫയലുമായി ബന്ധപ്പെട്ട മുഴുവന് നടപടികളും മനിസിലാക്കാന് സാധിക്കും. അപേക്ഷയോടൊപ്പം സമര്പ്പിച്ച രേഖകളില് പിഴവോ, കുറവോ ഉണ്ടെങ്കിലും അപേക്ഷകന് മെസേജ് ലഭിക്കും. ഓണ്ലൈന് ആയി രേഖപ്പെടുത്തിയ തപാല് ഡിസ്ട്രിബൂഷന് സൂപ്രണ്ടിനാണ് ലഭിക്കുക. അദ്ദേഹത്തിന്റെ യൂസര് നെയിമും പാസ് വേഡും ഉപയോഗിച്ച് ലോഗിന് ചെയ്താല് തപാലുകള് കാണുന്നതിനും സെക്ഷന് സൂപ്രണ്ടുമാര്ക്ക് അയയ്ക്കുന്നതിനും സാധിക്കും.
ഫയല് നടപടികള്ക്കായി സൂപ്രണ്ടിനും സൂപ്രണ്ടിന് മേല് ഉദ്യോഗസ്ഥന്മാര്ക്കും വിവരം ലഭ്യമാകുന്നതിന് സോഫ്റ്റ് വെയറില് സംവിധാനമുണ്ട്. ഈ ഫയല് നീക്കം അപേക്ഷകന് കാണാന് സാധിക്കും. അപേക്ഷകന് കാണേണ്ടതില്ലാത്ത വിവരം മറച്ച് വെക്കാനും സംവിധാനമുണ്ട്. ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പ്രവര്ത്തന ക്ഷമത നിരീക്ഷിക്കാന് സാധിക്കുന്നതിന് പുറമെ ഒരാള് അവധിയായാല് ഫയല് നടപടിക്രമം മുടങ്ങാതെ മറ്റുള്ളവര്ക്ക് കൈകാര്യം ചെയ്യാനുമാകും. തപാല് സ്വീകരിച്ച ശേഷം നടപടിയെടുത്തവ, എടുക്കാത്തവ, പൂര്ത്തിയായ ഘട്ടങ്ങള് തുടങ്ങിയ വിവരങ്ങളും ഒറ്റ നോട്ടത്തില് മനസ്സിലാക്കാനാവും. കൂടാതെ ഒരേ വിഷയത്തിലുള്ള പഴയ ഫയലുകളെ പുതിയ ഫയലുകളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കാനുമാവും. നടപടിയെടുക്കാന് നിലവിലുള്ള ഫയലുകളടക്കം പുതിയ അപേക്ഷകളെല്ലാം സോഫ്റ്റ് വെയറിലേക്ക് മാറ്റും. ഓഫീസെ മുഴുവന് ജീവനക്കാര്ക്കും ഐടി@സ്കൂള് ജില്ലാ കേന്ദ്രത്തില് പരിശീലനം നല്കി. വി.ജെ തോമസ്, ബേബി മാത്യു, സോമന് പി.കെ എന്നിവര് പരിശീലനത്തിന് നേതൃത്വം നല്കി.